Noi standarde sau certificări de calitate și sustenabilitate care apar în industria de cleaning

Certificarea nu aduce automat clienți noi. Pentru o firmă de cleaning, valoarea ei apare atunci când clientul o cere, când ajută la participarea la o licitație sau când pune ordine în procesele interne.

În România, firmele care lucrează cu clienți corporate întâlnesc tot mai des cerințe legate de calitate, mediu, sănătate și securitate în muncă și achiziții responsabile. Uneori este vorba despre certificări ISO. Alteori clientul cere documente despre produse, furnizori, consumuri sau modul în care firma gestionează deșeurile.

Nu toate certificările merită pentru orice firmă.

ISO 9001 pentru managementul calității

ISO 9001 este unul dintre standardele pe care firmele de servicii le pot folosi pentru sistemul de management al calității.

Pentru o firmă de cleaning, aplicarea standardului poate însemna procese documentate pentru ofertare, contractare, executarea serviciului, verificarea calității și gestionarea reclamațiilor.

Nu certificatul curăță mai bine un birou.

Valoarea apare dacă sistemul ajută firma să livreze același nivel de serviciu în locații diferite și să corecteze problemele atunci când apar.

ISO 14001 pentru managementul mediului

ISO 14001 este legat de sistemul de management de mediu.

Pentru o firmă de curățenie, poate avea legătură cu consumul de apă, produse chimice, ambalaje, deșeuri, transport și alte aspecte de mediu asociate activității.

Un client corporate poate cere acest tip de certificare atunci când are propriile obiective de mediu și vrea furnizori care pot demonstra că au un sistem de management în această zonă.

Pentru o firmă mică, costul certificării trebuie comparat cu numărul de contracte pentru care este realmente necesară.

ISO 45001 și sănătatea și securitatea în muncă

Curățenia presupune muncă fizică, utilizarea echipamentelor și, în multe situații, lucrul cu produse chimice.

ISO 45001 se referă la sistemul de management al sănătății și securității ocupaționale.

Pentru o firmă cu echipe numeroase, un sistem bine pus la punct poate ajuta la identificarea riscurilor și la organizarea procedurilor de lucru.

Certificarea nu înlocuiește obligațiile legale privind SSM. Firma trebuie să respecte în continuare legislația aplicabilă și să organizeze instruirea și măsurile necesare pentru personal.

EcoLabel și produsele de curățenie

În zona produselor de cleaning, certificările de mediu pot deveni relevante atunci când clientul cere produse cu un anumit profil de mediu.

EU Ecolabel este una dintre certificările recunoscute la nivel european pentru anumite categorii de produse.

Pentru firma de cleaning, diferența este între a spune „folosim produse eco” și a putea indica exact produsele și certificările acestora.

Dacă un client corporate cere produse cu EU Ecolabel, firma trebuie să verifice produsele concrete, nu doar catalogul furnizorului.

Nu toate afirmațiile „verzi” sunt certificări

Pe piață apar produse descrise ca biodegradabile, naturale, verzi, eco sau sustenabile.

Acestea sunt afirmații comerciale, nu neapărat certificări independente.

Dacă un client cere dovezi, solicită documentele producătorului și verifică exact ce acoperă certificarea.

Un produs poate avea o caracteristică de mediu și totuși să nu îndeplinească cerințele unei anumite certificări.

Standardele cerute în licitațiile corporate

În licitațiile mari, clientul poate include criterii legate de certificări, proceduri și documente.

Dacă firma vrea să participe la astfel de contracte, trebuie să verifice caietul de sarcini înainte să investească în certificare.

Poate descoperi că un client cere ISO 9001, altul cere ISO 14001, iar altul nu cere certificarea, dar solicită proceduri și documente echivalente pentru anumite procese.

Nu are sens să cumperi o certificare fără să știi ce contracte vrei să câștigi cu ea.

Ce costuri apar în jurul certificării

Prețul certificatului este doar o parte din calcul.

Firma poate avea costuri pentru consultanță, documentație, audit, instruire, timp al angajaților și menținerea sistemului.

După certificare există activități de supraveghere și menținere, în funcție de schema aplicată.

Dacă firma nu folosește sistemul în activitatea zilnică, certificarea devine un document ținut într-un sertar.

Ce ar trebui să verifici la organismul de certificare

Nu alege primul furnizor care promite „certificare rapidă”.

Verifică acreditarea și domeniul pentru care poate emite certificarea relevantă.

În România, RENAR este organismul național de acreditare și publică informații despre organismele acreditate.

Dacă ai nevoie de o certificare pentru un contract corporate, verifică și cerința exactă din documentația clientului. Uneori clientul poate solicita o certificare emisă de un organism acreditat într-un anumit domeniu.

Standardul trebuie legat de activitatea reală

Un sistem de management bun trebuie să reflecte modul în care firma lucrează.

Dacă ai 50 de operatori în București și Constanța, procedurile trebuie să funcționeze în ambele orașe.

Dacă ai contracte cu spitale, hoteluri și birouri, trebuie să știi unde diferă procedurile.

Dacă firma are un singur client și o singură echipă, sistemul poate fi mult mai simplu.

Certificarea nu trebuie să transforme o firmă mică într-o fabrică de formulare.

Documente pe care merită să le ai pregătite

Înainte de audit, verifică dacă firma are proceduri și dovezi pentru activitățile pe care le declară.

Pot intra aici:

• proceduri operaționale;
• instruiri;
• verificări de calitate;
• reclamații și acțiuni corective;
• evaluarea furnizorilor;
• evidența produselor;
• consumuri;
• gestionarea deșeurilor;
• incidente;
• verificarea echipamentelor;
• obiective și indicatori.

Nu este suficient să existe procedura. Trebuie să poți arăta că ai folosit-o.

Dacă procedura spune că fiecare locație este verificată lunar, trebuie să existe dovezi ale verificărilor.

Sustenabilitatea intră și în contractele de cleaning

Clienții corporate pot cere reducerea consumului de apă, limitarea produselor chimice, utilizarea produselor certificate, colectarea separată a deșeurilor sau raportarea unor indicatori.

Pentru firma de cleaning, aceste cerințe trebuie transformate în lucruri măsurabile.

De exemplu, în loc de „reducem consumul de produse”, poți urmări cantitatea de detergent folosită pe 1.000 mp de curățenie.

În loc de „folosim mai puțină apă”, poți urmări consumul pe tip de serviciu acolo unde ai date suficiente.

Certificările pot ajuta la accesul la contracte mai mari

Dacă țintești clienți precum lanțuri de retail, companii multinaționale, dezvoltatori imobiliari sau operatori de facility management, verifică din timp cerințele de calificare.

Unele contracte pot cere anumite certificări sau sisteme de management.

Pentru o firmă mică, obținerea lor poate fi o investiție serioasă. Dar dacă un singur contract mare produce venituri suficiente pe termen lung, investiția poate avea sens.

Calculul trebuie făcut înainte, nu după certificare.

Când nu merită certificarea

Dacă firma lucrează aproape exclusiv cu clienți mici și nimeni nu cere certificarea, costul poate fi greu de justificat.

Într-un astfel de caz, banii pot avea un rezultat mai bun dacă sunt investiți în echipamente, training, recrutare sau software de programare.

Dacă însă firma pierde constant licitații pentru că nu îndeplinește o cerință de certificare, situația este diferită.

Cum alegi ce certificare să urmărești

Pornește de la contractele pe care vrei să le câștigi în următorii doi-trei ani.

Fă o listă cu cerințele întâlnite în caietele de sarcini și discută cu clienții existenți despre ce documente vor solicita în viitor.

Apoi calculează costul certificării și al menținerii sistemului.

Dacă aceeași cerință apare repetat în contractele pe care le urmărești, investiția are o justificare comercială.

Dacă nu apare niciodată, nu o transforma într-un obiectiv doar pentru că alte firme au certificarea.

Ce contează pentru client după certificare

Clientul nu are nevoie doar de PDF-ul cu certificatul.

Vrea să vadă că firma livrează serviciul promis, că reclamațiile sunt tratate, că personalul este instruit și că problemele se corectează.

Un sistem de management bun ajută exact aici.

Certificarea poate deschide ușa către o licitație. Calitatea serviciului decide dacă firma rămâne în contract.

Pentru firmele de cleaning din România, certificările de calitate, mediu și SSM au sens atunci când sunt legate de o strategie comercială clară. Înainte să investești, uită-te la clienții pe care îi vrei, la cerințele lor și la costul real de menținere a sistemului.